【選考・面接辞退】穏便に済ませる「メール・電話・手紙」の連絡方法と例文

選考・面接を辞退したい時、どうすれば良い?連絡方法について

就活や転職活動をしていると、必ずと言って良いほど、面接や選考を受けることになります。念入りにスケジュールを調整して臨む方が多いと思いますが、どうしても選考や面接に参加できなくなる場合もあるでしょう。

就活・転職活動の選考や面接に参加することができなくなった場合、皆さんならどうしますか?
「なるべくなら、トラブルや揉め事を起こさないで、穏便に辞退したい」と考えている方がほとんどだと思います。

しかし、断るとなると、連絡をするのも緊張しますよね。当日や前日といった、選考・面接の間近になってしまうと「怒られるかも」と、辞退の連絡を入れることを憂鬱に感じる方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は、選考や面接を辞退する際に、問題やトラブルにならないように連絡を入れる方法や断り方をご紹介していきます。各連絡方法の使い分けや、辞退の理由を聞かれた際の対処法などもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみて下さいね。

選考・面接辞退の連絡方法

まず、選考や面接を辞退したい場合、どのように対処すれば良いのかをご紹介していきます。

常識として、選考・面接を辞退する場合は、企業に連絡を入れます。社会人として、面接・選考の予定を変更・キャンセルするのですから、連絡を入れるのは当然と言えるでしょう。

では、辞退の連絡は、どのような方法で入れれば良いのでしょうか?

ベストな連絡方法・注意点

連絡手段と言っても、電話やメール、書類などさまざまですよね。面接・選考を辞退する連絡を企業にする場合、どのような連絡手段がベストなのでしょうか?

最もおすすめなのが、「電話とメール」で断る方法です。

選考・面接の何日前に断るかにもよりますが、日数に余裕がある場合は、まずはメールで選考や面接を辞退することを伝えます。

そして、その後に電話で直接謝罪し、フォローするのです。

メールだけでは謝罪の気持ちが伝わりきらないかもしれませんし、電話はその時に担当者と話せないと、なかなか辞退することを伝えられない可能性があります。

メールと電話を使って連絡を入れることで、それぞれの連絡方法のデメリットをカバーすることが可能です。

連絡方法1:メールの場合の注意点

続いて、各連絡方法の注意点についても考えていきたいと思います。

まず、最も手軽と考えられる、「メール」での連絡。こちらは、辞退する側としては、相手の反応を見聞きしなくて済みますし、精神的にも連絡をしやすい方法だと思います。

しかし、メールで連絡を入れる場合は、「相手がすぐにそのメールを読むとは限らない」ということを、頭に入れておくことが大切です。面接や選考までの日数に余裕がない場合、最悪の場合はメールを見てもらえず、無断欠席したことになってしまう可能性もあります。

また、メールだからといつでも送信して良いわけではないことも、覚えておきましょう。なるべく企業の営業時間内に送った方がすぐに読んでもらえる可能性も高くなりますし、マナーとしても印象が良いです。

メールで辞退の連絡を入れた場合、企業や担当者から返信がくることもあります。辞退の理由を聞かれるなど、返事が必要なメールであれば返信する必要があります。しかし、単なる承諾のメールだった場合は、特に返信などは入れなくても良いと考えられます。

連絡方法2:電話の場合の注意点

では、電話で連絡を入れる場合は、どのような点に注意する必要があるのでしょうか?

面接や選考を辞退する際の連絡方法として、電話で連絡をするのは、最も確実な方法です。口調や感情が伝えやすい為、申し訳なさも相手に伝わりやすいです。

しかし、電話の場合は、着信があった時に相手が電話に出られる状態でなければなりません。その為、メールなどで連絡を入れる場合と比べると、時間を意識する必要があります。

具体的には、営業時間内は勿論、朝の忙しい時間や外出が多い昼休みの時間帯は避けて連絡することをおすすめします。

また、担当者が不在だった場合、会社の人に伝言を頼んだり、再度電話をかけ直したりといった対処方法を考えておくことも大切です。

連絡方法3:手紙の場合の注意点

書類で面接を辞退する連絡を入れる際、手紙を連絡手段として選択すると、誠意のある印象を与えられます。

しかし、手紙や書類で連絡を入れるということは、郵送をするということ。ある程度の日数がかかることを視野に入れておく必要があります。選考や面接の前日になって手紙で連絡を入れたのでは、間に合わずに無断欠席と同じ扱いになってしまう可能性もあります。

また、手紙を書く場合は、形式や季節の挨拶、手紙ならではの言い回しやルールをマスターしておく必要があります。手紙のルールやマナーを知らないと、かえって失礼な印象を与えてしまう可能性もあるので、注意しましょう。

選考・面接辞退の例文

選考や面接を辞退する連絡を入れると言っても、「どのように伝えれば良いのかわからない」とお悩みの方もいるでしょう。

あらかじめ決めていた選考や面接のスケジュールを変更・キャンセルしてしまうのですから、話しづらいですよね。また、説明がうまくできないと、トラブルに発展したり悪い印象を相手に与えてしまったりするかもしれません。

そこで、選考や面接を辞退する際の連絡で使える例文をご紹介していきます。

メール例文

件名:面接(選考)辞退のご連絡(自分の氏名)

株式会社〇〇
〇〇部署 〇〇様

〇月〇日に面接(選考)のお時間を頂いております、〇〇と申します。

大変心苦しく思っておりますが、この度は面接(選考)を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。

お忙しい中、ご予定を調整して頂いたのにも関わらず、辞退という形になり、大変申し訳ありません。
また、メールでのご連絡となってしまいましたが、ご無礼をお許し下さい。

お手数をおかけしておりますが、宜しくお願いいたします。

〇〇 〇〇(自分の氏名)
〇〇〇〇(電話番号)〇〇〇〇(メールアドレス)

件名と文末に自分の氏名・連絡先を入れることを忘れずに

選考・面接辞退の連絡をメールで入れる際、注意するポイントは2つあります。

1つ目は件名です。企業の担当者の元には、1日にたくさんのメールが届きます。その為、件名がはっきりしていないと、見落とされてしまったり、迷惑メールと判断されてしまったりする可能性があります。上記のように、どのような内容の、誰からのメールなのか、一目で分かる件名をつけるようにしましょう。

2つ目のポイントは、自分の氏名や連絡先です。本文でも名乗ってはいますが、文末に自分の氏名やメールアドレスなどを記載しておくのは、ビジネスメールのマナーでもあります。件名や本文だけで油断しないようにしましょうね。

電話例文

〇〇採用の件でお世話になっております、〇〇(自分の氏名)と申します。

〇月〇日〇時から、面接のお時間を頂いておりましたが、辞退させて頂きたく、お電話いたしました。お忙しい中、ご都合を調整して頂いたのに、誠に申し訳ありません。

ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ありませんが、宜しくお願いいたします。

相手が電話に出られなかった場合のことを考えておく

電話の場合、相手が忙しかったり席を外していたりすると、話すことができません。すぐに帰ってきたり折り返しの電話があれば構いませんが、いつ話せるのか見通しがつかない場合もありますよね。

そのような際は、どうするのかについても考えておきましょう。折り返しの電話をもらう約束をするのか、それとも自分からかけ直すのか。しっかり決めておかないと、相手とすれ違ってしまい、いつまで経っても話せない可能性もあります。

後程詳しくご紹介しますが、電話の応対をしている社員に、伝言を頼むのもおすすめの選択肢の1つです。

手紙例文

株式会社〇〇
〇〇部署 〇〇様

拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

〇〇(所属がある場合は所属+自分の氏名)

この度は、面接(選考)のお時間を頂き、誠に有難うございます。

しかしながら、この度の面接(選考)を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中、選考をして頂いているのにも関わらず、大変申し訳ございません。

貴社のますますのご発展を、心よりお祈り申し上げます。

敬具

メールで先に伝えておく

選考や面接までの日数に余裕がある場合でも、企業への辞退の連絡はなるべく早くしたいもの。手紙の場合は、ポストに投函してから企業の担当者の手元に届くまで、数日かかる可能性もあり、時間がかかります。

そこで、手紙の他にメールも送っておくことをおすすめします。先にメールを送って、まずは企業に選考・面接を辞退することを伝えるのです。

それから手紙でしっかり謝ることで、誠意と謝罪の気持ちをより伝えやすくなりますよ。

選考・面接辞退は前日・当日でも可能?

選考や面接を辞退する連絡は、なるべく早くしたいもの。辞退すると決めた時点で連絡を入れるのがマナーとされています。

しかし、前日や当日になって、どうしても選考・面接に行けなくなることもありますよね。選考や面接の前日・当日ともなると、かなり急なキャンセルとなってしまいますが、辞退することは可能なのでしょうか?

また、どのように対処すれば、企業へ与えるマイナスな印象を少なく抑えられるのでしょうか?前日~当日に選考・面接を辞退する場合の連絡方法をご紹介していきます。

理想的な連絡時期

上記でもご紹介したように、選考や面接の辞退をする場合、連絡は少しでも早く入れるようにするのが理想的です。

選考・面接の実施日までに時間があればある程、辞退をしても企業にかかる負担は少なくて済みます。反対に、前日や当日に急にキャンセルすることになると、企業としても会場をおさえていたり、時間を調整していたりするので、ダメージが大きいのです。

ですから、選考・面接の辞退の連絡を入れる理想的な時期は、「辞退が決定した時点ですぐに」がベストです。

当日の注意点

しかし、どんなに気を付けて日程を調整していても、選考や面接の当日になって行けなくなるということもあると思います。もし、選考・面接当日に辞退することになった場合、どのように連絡をすれば良いのでしょうか?

当日の場合は、必ず電話で連絡を入れましょう。面接や選考の担当者は、既に準備をしているかもしれません。いつ読まれるか分からないメールでは、選考や面接の時間までに担当者に読んでもらえず、すれ違いが生じる可能性があります。
最悪の場合は、無断欠席と受け取られてしまいます。

当日に辞退をする場合、少しでも早く電話で連絡を入れる必要がありますが、企業の営業時間前に電話をしても、繋がらない可能性があります。電話をする時間帯もよく考えることが大切です。

また、もし担当者が席を外しており、電話で直接話すことができない場合は、伝言を頼みます。その際は、「本日〇時より面接のお時間を頂いております、〇〇(自分の氏名)です」などと名乗り、急ぎの連絡であることと、面接がその日の何時からあるかを相手に伝えるようにしましょう。

より確実な方法としては、電話の後にメールでの連絡も入れておくようにしましょう。特に、担当者と話せず伝言を頼んだ場合は、メールの連絡を入れることで、伝言より早く気付いてもらえるかもしれません。

前日の注意点

続いて、選考や面接を前日に辞退する場合の注意点をご紹介していきます。

前日の場合は、上記でご紹介した当日よりは、少々余裕があります。とはいえ、かなり急な変更であることに変わりはありません。やはり、なるべく早く相手に辞退することを伝えることが大切です。

基本的に、前日の場合もとても急な変更なので、電話で連絡を入れることをおすすめします。メールの方が、相手の都合に合わせて読んでもらえるため、迷惑が少ないと思われがちですが、この場合は急ぎの連絡なので、電話で連絡を入れるのがマナーと言えるでしょう。

とはいえ、なかなか繋がらなかったり、担当者が席を外したりしている可能性もあります。その場合は、時間をおいて何度か電話をかけましょう。

もし、何度かけても担当者と話せない場合は、電話の応対をしている社員に「明日〇月〇日〇時から面接のお時間を頂いている〇〇と申しますが、辞退をさせていただきたく、ご連絡致しました。〇〇様にお伝え頂けますでしょうか?」などと伝言を頼み、辞退の連絡が確実に担当者の耳に入るようにすることが大切です。

選考・面接辞退の理由の作り方・注意点・伝え方

選考や面接を辞退する連絡を入れた際に、企業から辞退の理由を尋ねられることも少なくありません。特に、電話の場合はその場で受け答えができるので、辞退の理由を聞かれることが多いようです。

志望企業から内定が出た人、スケジュールの都合が悪い人、やる気がなくなってしまった人、体調が悪い人…。面接や選考を辞退する理由は人それぞれですが、中には話しづらかったり話したくないと考えていたりする方もいらっしゃるでしょう。

選考・面接辞退の理由を企業から尋ねられた際、どのように答えれば良いのか考えていきましょう。

理由を聞かれた場合の対応

企業から、選考・面接辞退の理由を聞かれたけれど、答えづらい。そんな時、どのように乗り切れば良いのでしょうか?

結論から言うと、選考や面接を辞退する理由を詳しく答える義務はありません。言いづらい場合や答えにくい場合は、「一身上の都合」と答えても問題ないです。

しかし、今回は選考・面接を辞退することにしても、社会人として働いたり転職などをしたりする上で、再びその企業と関係を持つこともあるかもしれません。なるべく、悪い印象を与えないでおきたいものですよね。

その場の雰囲気や選考・面接を実際に辞退する理由にもよりますが、もし他社の内定により辞退するのであれば、正直に答えるのも1つの方法です。「他社より内定を頂き、深く考えた結果、今回は辞退させて頂くことにしました」などと説明しましょう。

就活・転職の場合の注意点

上記でも触れましたが、就活や転職活動を続けていく以上、いつその企業と関わりを持つことになるかは分かりません。就職した企業の取引先がその企業であったり、転職した職場のクライアントがその企業であったりといったこともあり得ます。

そのようなケースを想定すると、後から明らかに嘘だとバレるような理由は、言わない方が良いでしょう。「体調の都合で、働くことが難しくなった」「海外で働くことになった」などの理由は、時期や状況によっては、後から「あの時、うちの会社の選考を辞退した時に言っていたことは、嘘だったのか」とバレてしまう可能性があります。

そうなると、せっかく就活や転職活動を頑張って入社した会社で、トラブルを起こしてしまったり、業績の悪化の原因を作ってしまったりしてしまう可能性も。

社会は広いようで、案外狭いものなので、後から嘘だとバレないような理由で辞退することも大切です。

選考・面接辞退しても再応募はあり?

その時の都合や気持ちの問題で、選考にエントリーや応募をしたものの、一旦辞退。しかし、その後状況が変わり、再応募したくなる可能性も、ゼロではないと思います。

そのような場合、1度辞退している以上、やはりもう応募はできないのでしょうか?

今度は、選考・面接を辞退したものの、再応募したくなった場合について考えていきたいと思います。選考・面接を辞退した企業でも、再応募は可能なのでしょうか?また、再応募する際はどのような点に注意すれば良いのでしょうか?

再応募はあり?

結論からお話しすると、1度その企業の選考を辞退したからと言って、再応募することができなくなるということはありません。気になる求人が出ていたり、心変わりしたりすれば、再びその企業に応募をすることは可能です。

では、再応募で内定を貰えることは可能なのでしょうか?こちらも、再応募でも内定を貰えるケースは多々あります。

再応募から内定を貰える確率は、その人の魅力や状況次第です。しかし、再応募だからと言って「絶対に受からないだろう」と諦めてしまうのは勿体無いこと。その企業で働きたいと再び思ったのであれば、挑戦してみる価値はあります。

再応募する際の上手な伝え方

辞退した前回の選考が一次面接だったのか、二次面接だったのか。どの程度まで進んでいたのかにもよりますが、企業や担当者によっては「以前うちの会社の選考を辞退した人」と覚えている可能性もあります。

時には、「何故、1度は選考を辞退したのに、再び受けるのか?」といった質問をしてくる場合もあります。そのような場合は、どのように伝えれば理由や意気込みを上手く伝えられるのでしょうか?

企業は、前回選考を辞退している時点で、その人にとっての自社の優先度は低いと考えています。「今回選考しても、また辞退するのでは?」という不安や疑いを抱えてしまっています。再応募の理由を尋ねられた場合は、上記のような企業の疑問や不安を解消することを考えましょう。

前回の選考・面接を辞退した理由が解消できているか、企業側を納得させらえるかどうかの大きな分かれ道です。

「前回は、〇〇のような状況でしたが、今は〇〇の件が解決している為、今回は最後まで選考を受けることが可能です」など、前回の辞退理由が現在は解決していることを伝えることが大切です。

再応募する際の注意点

続いて、1度選考や面接を辞退した企業の選考に再び応募する際の注意点をご紹介していきます。

企業が、前回の選考を辞退した人を覚えているかどうかは、状況やその企業の情報管理によって異なる為、一概には言えません。

しかし、前回の選考を辞退する際に、相手の印象に残るような方法で辞退していたり、かなり選考が進んだ状態で辞退したりしている場合は、企業や担当者が皆さんのことを覚えていることが多いです。

そのため、前回の選考を辞退する際に、トラブルを起こしたり、企業側と揉めたりしていると、再応募をしても選考を進んでいくのが難しいですね。

また、前回の選考で特に問題なく辞退していた場合も、再応募で履歴書などを提出する際は、前回辞退した理由や敬意、謝罪を入れておいた方が良いでしょう。相手が覚えていた場合、「前回辞退したのに、何食わぬ顔で再応募しているのは、第1志望の企業に落ちたからではないか?」などと疑われてしまう可能性があります。

可能であれば、再応募する前に連絡を入れ、理由があって1度選考を辞退した経験があることを伝え、それでも再応募しても良いか、確認を取りましょう。それが、最も確実な再応募の方法です。採用担当の者からすると、それだけ自社を志願してくれているとも読み取れます。

選考・面接辞退の理由例

ここまで、就活や転職活動で選考や面接を辞退する場合について、さまざまな情報をご紹介してきました。それらの情報から、転職を辞退する場合は、やはり理由の説明をすることが重要だと感じた方も、多いと思います。

その場限りであれば、どのような態度で辞退をしても構いませんが、社会人として働くのであれば、いつかその企業と一緒に仕事をすることになる可能性も考えられます。また、その時は気分や状況の問題で選考・面接を辞退したとしても、後から再応募したくなる場合もあるでしょう。

将来的なことを考えると、企業側が納得できる理由を話して、穏便に選考・面接を辞退することが大切です。適当な理由や言い訳で辞退したばかりに、後悔することになります。

そこで、選考・面接を辞退する際の理由について、良い例と悪い例をご紹介していきたいと思います。

NGな理由例集

まずは、選考・面接を辞退する際に、企業に言わない方が良い辞退理由の例からご紹介していきます。

電車が遅延していないのに、「電車が遅延している」

また、「電車の遅延」も、理由としてNGな場合があります。

勿論、本当に電車が大幅に遅延しているのであれば、それは正直に伝えましょう。その上で、選考や面接の日程を変更してもらったり、どうしても間に合いそうにないから辞退すると説明したりするのであれば、問題ないでしょう。

しかし、実際には電車が遅れていないのに、遅延を理由に辞退するのは、やめましょう。電車の遅延などは、簡単に調べることができます。履歴書などを提出していれば、その人がどの路線を使っているか、企業側はすぐに確認できます。
そうでなくても、遅延している路線が1本もなければ、すぐに嘘だとバレてしまいます。

その場では嘘でも何とかなるかもしれませんが、後々バレて面倒なことになる可能性もないとは言えません。本当は別の理由があるのに、「電車の遅延で参加できない」などのすぐにバレる可能性がある嘘の理由を話すのは、やめましょう。

理想的な理由例集

反対に、どのような理由で面接・選考を辞退するのが理想的なのでしょうか?

今度は、面接・選考を辞退する際に、企業側が納得しやすかったり、トラブルになりにくかったりする、良い辞退理由の例をご紹介していきます。

他社から内定を貰った

一見すると、NGな理由のようにも思えますが、「他社から内定を頂き、現在の生活状況などからよく考えてみた所、今回はそちらに入社することになりました」などとはっきり答えるのは、NGではありません。

勿論、相手の反応や状況、伝え方にもよりますが、そのような受け答えをすることで、「優秀な人材」という印象を企業に与えられるかもしれません。

また、「ちょっと…」「理由をお話しすることはできません」と答えるのもNGではありませんが、はっきりと理由を話された方が、企業や担当者としても納得しやすいでしょう。

体調不良で選考・面接に参加することが難しい

また、体調不良を理由に面接や選考を辞退するのも、1つの方法です。企業としても、体調を崩している人に対して、無理に選考や面接に参加するよう説得することはできないでしょう。

しかし、場合によっては、日程の変更を提案されることがあります。そうなると、体調不良を理由にしている以上、他の理由で辞退しづらくなるので、その後もズルズルと選考を受けることになる可能性もあります。

体調不良は、選考・面接を辞退するのに無難な理由ではあります。しかし、しっかり説明して辞退しないと、日程変更をするだけになってしまう可能性もあることは覚えておきましょう。

忌引きや家庭の事情

また、選考・面接の前日~当日であれば、忌引きや家庭の事情を理由に、選考・面接を辞退する方もいます。家庭の事情などは、企業側からすれば確認の取りようがないことなので、嘘だったとしてもバレにくいでしょう。

しかし、忌引きなどを嘘の理由として使うことに罪悪感を感じる方もいらっしゃるかもしれませんね。忌引きや家庭の事情で選考・面接を辞退しながら、その企業の付近へ出掛けるなどすると、嘘だとバレてしまいます。

上記と同じように、日程の変更を提案される可能性もあります。日程の変更を提案された際の断り方なども考えておく必要がありそうです。

選考・面接を辞退する場合は、早めに連絡しよう

今回は、就活や転職活動において、選考や面接を辞退したい場合の対処方法や注意点、理由の考え方などをご紹介しました。

辞退や断りの連絡となると、相手に迷惑を掛けることなので、「なかなか連絡しづらい」と感じる方も多いと思います。中には、「連絡を入れないで辞退したい」と考えている方もいらっしゃるかもしれませんね。

しかし、それは社会人として最低の行動です。どんな理由であっても、辞退の連絡を入れて相手に謝罪するのが、マナーと言えるでしょう。

また、辞退の連絡を入れる際は、辞退することが決まった時点で、少しでも早く連絡を入れることが大切です。企業や担当者は、皆さんとの選考・面接の約束の為に、時間を作ったり会場を用意したりしているのです。少しでも早く連絡を入れることで、選考・面接を辞退することによる、企業への影響や負担を減らすことができます。

現時点では、単なる志望企業の1つかもしれない、面接を辞退する企業。しかし、皆さんの人生のどこで、再び関わりを持つことになるかは、誰にも分かりません。将来関わりを持った時。また、その企業の選考に再応募した時。企業の人たちに嫌な顔をされないように、スムーズに辞退する方法を考えることが大切です。

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